辞退

転職を決意し面接を受け内定をもらったはいいものの、複数の内定をもらい転職先を他社に決定したという方もいるかも知れません。また、条件が希望にそわないといったケースもあるでしょう。
内定を辞退を申し入れるのはなかなか気の折れることです。しかし、辞退することに罪悪感を感じる必要はありません。内定の辞退は企業にとって想定していることで、よく経験していることです。しかし、社員を採用するまでには企業側にもコストと労力を費やしています。このため、先方に失礼のないようにマナーを守って意思を伝えましょう。

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内定辞退は電話で伝える

内定を辞退する場合に連絡手段として考えられるのは、電話かメールです。どちらで意思を伝えればいいのか迷ってしまいますが、電話で直接口頭で担当者に伝えましょう。
なぜ電話がいいのかというと、確実に意思が伝わるからです。メールや手紙の場合は、相手が目を通したのかはこちらからはわかりません。それに、電話は自分の口から辞退について謝罪を述べることができるため誠意が伝わります。先方も辞退いついて理由を聞きたいでしょうから、担当者を納得させることもできるはずです。
辞退を決めたら早めに意思を伝えることも重要です。あなたが内定をもらえたということは、企業側はその間採用活動を中止していると考えられるからです。内定の通知、もしくは労働条件の提示を受けてから1週間以内に申し入れるようにしましょう。

電話とメールで辞退の意思を伝える

電話で辞退の申し入れをするときは、時間を考えて出社や退社時間、お昼どきは避けましょう。
担当者に電話がつながらなかった場合は、メールで意思を伝えておきましょう。文面にはメール内に電話で連絡したことを添えるのを忘れないようにしてください。

【電話の例文】
お世話になります。(名前)〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

先日は内定通知をいただきありがとうございました。

大変申し上げにくいことにくいことなのですが、先日御社に頂いた内定を辞退したいさせていただく、ご連絡いたしました。

これから先のことをもう一度検討した結果このような決断に至りました。ご迷惑をかけることになり誠に申し訳ありません。

【メールの例文】
お世話になっております。先日、内定通知をいただきました(名前)〇〇です。
この度は内定をいただきありがとうございました。

先程電話でご連絡差し上げたのですが、ご多忙のご様子でしたのでメールで失礼いたします。

誠に勝手なご連絡で申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
これから先のことをもう一度検討した結果このような決断に至りました。

ご期待をいただいたにもかかわらず、このような連絡を差し上げたこと、申し訳ございません。

直接貴社にお伺いして、お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となること何卒ご容赦ください。

末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。

複数社から内定をもらった場合

転職の際に、複数社に応募することは珍しいことではありません。条件面のより良い企業で働きたいのは、誰しも考えることです。第1志望、第2志望と優先順位をつけている方も多いことでしょう。
複数社に応募して第2候補からの内定が先に届いた場合には、第1志望の結果を待ちたいですね。内定を多く受け、複数社から選考する時間が必要だといったケースもあるでしょう。しかし、内定通知は応募先の企業により通知される日時は違います。
入社許否についての返事は、待ってほしいときちんと伝えると先方も承諾してくれます。ただし、許否の延期は2、3日が限度だと考えていてください。企業によって返答を待てる期間には違いがありますが、できるだけ早く返事を聞きたいというのが企業の本音です。
延期の期間が1週間を超えるようなら、採用取り消しになる可能性も否定できません。
返事の延期は、こちらから期限を区切って日時を告げることが大切です。日時を指定していないと、先方からでは何日までにと決められてしまうことがあります。
では、どのように許否の延期をお願いすればいいのでしょう。これは、入社の意思を持っていると伝わるように理由を述べるといいです。
延期する理由として例を挙げると「両親に転職について直接会って話を聞きたいと言われています。」もしくは「家族で一度転職についての話し合いを持つことになりました」など理由を述べて、○月○日まで待っていただけないでしょうか連絡をするといいでしょう。
連絡は電話で素早く行いましょう。謝罪の気持ちが伝わるように気持ちを込めて伝えてください。

内定を辞退する理由

内定を辞退するときは、理由を尋ねられることが多いです。このときどのように辞退の理由を伝えればいいかというと、先方に否定的な意見は伝えないことが大切です。
例を挙げると希望の条件ではない、社風が自分とは合わないといった理由を述べるのは避けましょう。失礼にもあたりますし、相手の気持を考えて気分を害さないような理由を述べましょう。担当者から、うちの会社はあなたの思っているような会社ではないよと引き留められるかもしれません。
また、内定を辞退するとどこに就職を決めたのかということを聞かれるかもしれません。しかし、内定先は伝えないでおきましょう。企業側からうちでも同じ仕事ができるよと説得されることに繋がります。
答え方として挙げられるのは、職種、業種、適正を理由にすることです。職種名を挙げて「他社からこの職種で内定を頂き、自分のしたい仕事に近く、適正にも合致しており決断しました。」業種の場合は「この業界から内定をいただき、自分のしたい仕事に近く、適正にも合致しており決断しました。」適正の場合は「他社から内定をいただいた仕事は、自身の長所を活かせると思いこのように決断しました。」
この他、異なる地域に就職するためという理由を述べるという方法もあります。「地元の企業から内定をいただいたため、地元の役に立てるように働こうと決意し、このように決断しました。」

内定辞退するときには

せっかく内定をもらったのに断るのは申し訳ないと考えていまいがちですが、働く職場を決めるのは自分です。ビジネスマナーを守って、失礼のないように辞退を申し入れましょう。内定辞退は企業にとっても想定範囲内のことではありますが、すばやく意思を伝えることも大切です。事前内定辞退のシミュレーションをしておくと落ち着いてことにあたれるはずです。

転職活動をしていると、面接の日程などを企業やアドバイザーと調整していたにもかかわらず何らかの事情で辞退しなければいけなくなる場合がありますよね。事情としては別の企業で内定をもらったというものが多いのですが、ほかにも様々な理由があります。いずれにしてもこのような場合には、早めに応募していた企業に対して面接辞退やキャンセルの連絡をしなければいけません。
そこで今回は、面接を辞退することになった場合の断り方やキャンセルする方法について解説します。

メールでの面接辞退やキャンセルなどの断り方

面接の辞退やキャンセルは電話で連絡をした方が行き違いを予防できるとされていますが、企業によってはメールでの連絡の方がスムーズにやり取りができる場合もあります。そのためメールで面接辞退やキャンセルの旨を連絡するのは、ビジネスマナー上では特に問題はないようです。
メールの件名は一目で内容がわかるように「面接辞退のご連絡」とするのが一般的で、その横に自分の名前を入れておけばより分かりやすいですよね。本文にはまず送付相手の会社名と部署名・担当者の名前を正式名称で入力して、冒頭でメールの送信者が誰なのかわかりやすいように名乗った上で書類選考通過の連絡や面接日程の調整に関する連絡などに対するお礼を述べておきます。そして面接の日時とキャンセルする理由を簡潔に添えて、お詫びの言葉を述べて定型句を文末に添えれば完成です。
注意しなければいけないのは送信時間で、メールであってもできる限り相手の企業が営業している時間帯に届けることが望ましいと言われています。それでも夜間しか送信する時間がない場合は、「夜分失礼します」などのお詫びの挨拶を添えておくとよいです。

電話での面接辞退やキャンセルについて

電話で面接辞退やキャンセルを連絡する場合は、面接の段取りについてやり取りをしていた担当者宛てに連絡することが望ましいです。担当者の名前がわからない場合は人事担当者宛てに連絡を入れておけば問題ありませんし、どちらも不在でしばらく連絡を取れないという場合は伝言をお願いすることも失礼ではないとされています。内容としては、面接の日時と名前を伝えて面接を辞退またはキャンセルするということを謝罪とともに伝えれば問題ありません。
注意点としては、時間帯と場所がポイントになっています。時間帯としては企業が忙しい始業直後や昼休み前後、就業間近はできるだけ避けた方がいいと言われていますよね。さらに午前中よりも午後からの方が時間に余裕がある企業も多いので、できる限り午後から電話をした方がいいようです。また携帯電話で外から連絡すると騒音などで相手も自分も聞き取れない場合があるので、自宅などの静かな場所で掛けることがおすすめだとされています。

面接を辞退・キャンセルする時に理由を聞かれた場合の断り方

電話またはメールで面接の辞退やキャンセルを伝えた際、企業側から理由を確認される場合があります。
このような場合は基本的に「一身上の都合」と答えて問題はありませんし、それでも詳細を聞かれた時には素直に答えてもいいです。ただし本当の理由を話したくないからと嘘をつくのは社会人としての資質が問われますし、何より担当者が納得しなかったり不信感を抱いてしまう場合も考えられます。そのためどうしても答えたくない場合の断り方としては、個人的な事情または諸事情として回答を控えるという方法も可能です。
また自分から理由を話して辞退またはキャンセルしなければいけないのかと悩む人もいるのですが、基本的に自分から理由を説明する必要はありません。あくまで一身上の都合として連絡をして問題はないので、担当者から理由を聞かれた場合のみ返答する形にすることが一般的です。

一次面接後に面接や選考辞退をする際のメール例文

一次面接を受けた後、次の面接までに3日以上の余裕があればメールで辞退する旨を連絡して構いません。
メールで連絡する場合、件名は「二次面接時代のご連絡」とします。本文としては「お世話になっております。私、〇月〇日〇時に一次面接をしていただいた〇〇と申します。先日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございます。急で大変申し訳ないのですが、諸事情により選考を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。本来なら直接お詫びするべきところメールでのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。お手数をお掛けして申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」という内容が例文として挙げられています。
一次面接を受けた後であれば、例文のように面接の時間を設けてもらったことへのお礼を添えておけば好印象を与えやすいです。

内定を辞退する場合

もしも面接の結果内定をもらったとしても、ほかの企業で同じように内定をもらった場合や働く自信がなくなってしまった場合は内定を辞退しなければいけませんよね。
内定を辞退する時は、メールではなく電話で連絡することがマナーだと言われています。やむを得ない事情がある場合はメールでの連絡も可能ですが、基本的には電話で人事担当者に対して早目に連絡を入れることが大切です。この時のポイントは誠意を持って辞退する話ができるかどうかで、きちんと相手に納得してもらえるように自分の意思を伝える必要があります。
辞退の連絡をして企業側から引き留められた場合には、毅然とした態度で自分の決意が変わらない旨を伝えるということも重要です。

面接辞退やキャンセルは誠意ある行動で臨むことが大切

面接辞退やキャンセルをする場合には、電話やメールなどの連絡手段に関係なくマナーを守った誠意ある行動を意識することが大切だとされています。その上で自分の意思を伝えたり時間やコストを割いてもらえたことへの謝罪を述べるなど、企業側にも配慮した言葉を使うことも必要です。そうすることで企業だけではなく関連する業界に良い印象を与えることができるので、今後の転職活動や転職先の企業での仕事に良い影響を与えると考えられています。