内定

転職活動をしていてようやく面接でも合格することができ、内定をもらえると嬉しい気持ちでいっぱいになるでしょう。これから新しい職場で働き始められるという喜びに浸るのも大切ですが、内定の連絡が来たらお礼を伝えるのがマナーなので忘れてはなりません。どうやってお礼をしたら良いのか、内容はどのようにしたら良いのかと悩むところはたくさんあります。失礼がないように伝えるための方法を理解しておき、内定に備えておきましょう。

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転職で採用決定の通知をもらったときに役立つお礼のメールの例文

採用内定の通知を受け取ることができたら、まずは総務部や人事部などの採用担当者に対してお礼を言うのがマナーです。最近では転職のときにはメールによる通知が多くなってきました。内定が決まったので詳細を連絡するので少々お待ち下さいといった内容の連絡がまず入り、その後に雇用条件のすり合わせや入社日の確定などの手続きが行われていきます。まずは内定の連絡をもらった時点で速やかに返信しましょう。内容としては次のような例文を参考にすれば十分です。「この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。ご期待に添えるように最大限の努力をしていきたいと思いますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」これに加えて宛名と署名をする基本的なビジネスメールのマナーを守ってあれば問題ありません。お礼のメールは端的に感謝の気持ちを伝え、これから入社して働く意欲を示すのが基本です。長々と書くよりは数行の短いメールで返信するのがマナーなので、どれだけ熱い思いがあったとしても定型文に従って書くようにしましょう。むしろ重要なのが返信の早さで、気づいたら速やかに返すのを心がけた方が印象が良くなります。

複数社から転職の内定をもらったときのお礼の仕方

転職のときには複数者を受けて併願していることも珍しくありません。採用内定通知が届いて、実は本命の通知がまだ来ていなくて待っているということもあるでしょう。このようなときにどんな返信をしたら良いのかと悩んでしまうこともあります。基本的には第一志望の企業から内定をもらったときと同じように答えれば良いのですが、そのまますぐに入社手続きを始められてしまうと困る面もあるのは確かです。マナーとして都合が悪いから少し待って欲しいという主旨の内容を付け加えておくのがベストでしょう。併願しているから時間を確保したいと言うのはマナー違反で、やむを得ない事情があるから待って欲しいと言う内容にするのが肝心です。例えば家族から許可が下りていないので協議したいから時間が欲しい、上司との交渉ができていなくて退職手続きに手間取りそうだから少し猶予を設けてもらいたいといった形で理由付けをすると良いでしょう。個人的な事情といった一言で片付けてしまっても大きな問題はありません。企業側の解釈としても本当に切実な事情があるのか、実は併願しているのかを確認する手立てはないからです。まずはお礼をすることと転職先として希望している意志を表しつつ、時間の確保を目指すのが大切でしょう。

複数社から内定をもらったときに転職先を決めるタイミングはいつか

複数社から内定が出てしまったときにいつまでに転職先を決めるべきかという悩みを持つ人は大勢います。内定を出した企業側の都合や意図によっても違いはありますが、マナーとしては内定通知をもらってから一週間を目安に決めるのが基本です。企業としては内定通知を出した時点で他の候補者の採用活動は停止しています。止めたママにできるのはせいぜい一週間程度なので、その間に決断して意向を伝えるのが賢明です。内定を辞退するときにはもう縁がない企業だろうから構わないと考えてしまう人もいますが、近い業界で仕事をしていると思わぬところで関係が生じることもあります。自分の将来のことも考慮して基本マナーは守るようにしましょう。

採用担当者にはメールすべきか電話すべきか

採用担当者から連絡が来たときにメールでお礼を言うべきか、すぐに電話をかけてお礼の気持ちを伝えるべきかと悩む人もいます。電話で通知が来たときにはその場でお礼を言えば良いから簡単です。メールや郵送による通知の場合にはどちらも候補になりますが、相手を気遣うのであればメールで返信するのが適しています。採用担当者は様々な業務に従事しているので日中は忙しいのは確かです。電話は必ずそのタイミングで相手を拘束してしまうことになるので、ただお礼を言うだけのために電話で時間を取られるのは迷惑だと考える神経質な人もいます。確かに電話で話をした方が丁寧な印象はありますが、リスクを高めないようにすることを考えるとメールで連絡しておいた方が良いのです。ただし、メールの連絡先がわからないときには電話で速やかに連絡するのがマナーなので忘れないようにしましょう。

マナーを守ってお礼の気持ちを伝えるのが基本

採用内定の通知をもらったらできるだけ端的に感謝の気持ちと、入社して尽力する意欲を伝えるようにしましょう。採用担当者にはメールで連絡すれば十分なので、かえって迷惑がかかるリスクがある電話は避けるのが大切です。複数社を併願しているときには内定から一週間を目処に意思決定をするのがマナーです。できるだけ迷惑がかからないように早めに連絡をしましょう。

転職を決意し面接を受け内定をもらったはいいものの、複数の内定をもらい転職先を他社に決定したという方もいるかも知れません。また、条件が希望にそわないといったケースもあるでしょう。
内定を辞退を申し入れるのはなかなか気の折れることです。しかし、辞退することに罪悪感を感じる必要はありません。内定の辞退は企業にとって想定していることで、よく経験していることです。しかし、社員を採用するまでには企業側にもコストと労力を費やしています。このため、先方に失礼のないようにマナーを守って意思を伝えましょう。

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内定辞退は電話で伝える

内定を辞退する場合に連絡手段として考えられるのは、電話かメールです。どちらで意思を伝えればいいのか迷ってしまいますが、電話で直接口頭で担当者に伝えましょう。
なぜ電話がいいのかというと、確実に意思が伝わるからです。メールや手紙の場合は、相手が目を通したのかはこちらからはわかりません。それに、電話は自分の口から辞退について謝罪を述べることができるため誠意が伝わります。先方も辞退いついて理由を聞きたいでしょうから、担当者を納得させることもできるはずです。
辞退を決めたら早めに意思を伝えることも重要です。あなたが内定をもらえたということは、企業側はその間採用活動を中止していると考えられるからです。内定の通知、もしくは労働条件の提示を受けてから1週間以内に申し入れるようにしましょう。

電話とメールで辞退の意思を伝える

電話で辞退の申し入れをするときは、時間を考えて出社や退社時間、お昼どきは避けましょう。
担当者に電話がつながらなかった場合は、メールで意思を伝えておきましょう。文面にはメール内に電話で連絡したことを添えるのを忘れないようにしてください。

【電話の例文】
お世話になります。(名前)〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

先日は内定通知をいただきありがとうございました。

大変申し上げにくいことにくいことなのですが、先日御社に頂いた内定を辞退したいさせていただく、ご連絡いたしました。

これから先のことをもう一度検討した結果このような決断に至りました。ご迷惑をかけることになり誠に申し訳ありません。

【メールの例文】
お世話になっております。先日、内定通知をいただきました(名前)〇〇です。
この度は内定をいただきありがとうございました。

先程電話でご連絡差し上げたのですが、ご多忙のご様子でしたのでメールで失礼いたします。

誠に勝手なご連絡で申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
これから先のことをもう一度検討した結果このような決断に至りました。

ご期待をいただいたにもかかわらず、このような連絡を差し上げたこと、申し訳ございません。

直接貴社にお伺いして、お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となること何卒ご容赦ください。

末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。

複数社から内定をもらった場合

転職の際に、複数社に応募することは珍しいことではありません。条件面のより良い企業で働きたいのは、誰しも考えることです。第1志望、第2志望と優先順位をつけている方も多いことでしょう。
複数社に応募して第2候補からの内定が先に届いた場合には、第1志望の結果を待ちたいですね。内定を多く受け、複数社から選考する時間が必要だといったケースもあるでしょう。しかし、内定通知は応募先の企業により通知される日時は違います。
入社許否についての返事は、待ってほしいときちんと伝えると先方も承諾してくれます。ただし、許否の延期は2、3日が限度だと考えていてください。企業によって返答を待てる期間には違いがありますが、できるだけ早く返事を聞きたいというのが企業の本音です。
延期の期間が1週間を超えるようなら、採用取り消しになる可能性も否定できません。
返事の延期は、こちらから期限を区切って日時を告げることが大切です。日時を指定していないと、先方からでは何日までにと決められてしまうことがあります。
では、どのように許否の延期をお願いすればいいのでしょう。これは、入社の意思を持っていると伝わるように理由を述べるといいです。
延期する理由として例を挙げると「両親に転職について直接会って話を聞きたいと言われています。」もしくは「家族で一度転職についての話し合いを持つことになりました」など理由を述べて、○月○日まで待っていただけないでしょうか連絡をするといいでしょう。
連絡は電話で素早く行いましょう。謝罪の気持ちが伝わるように気持ちを込めて伝えてください。

内定を辞退する理由

内定を辞退するときは、理由を尋ねられることが多いです。このときどのように辞退の理由を伝えればいいかというと、先方に否定的な意見は伝えないことが大切です。
例を挙げると希望の条件ではない、社風が自分とは合わないといった理由を述べるのは避けましょう。失礼にもあたりますし、相手の気持を考えて気分を害さないような理由を述べましょう。担当者から、うちの会社はあなたの思っているような会社ではないよと引き留められるかもしれません。
また、内定を辞退するとどこに就職を決めたのかということを聞かれるかもしれません。しかし、内定先は伝えないでおきましょう。企業側からうちでも同じ仕事ができるよと説得されることに繋がります。
答え方として挙げられるのは、職種、業種、適正を理由にすることです。職種名を挙げて「他社からこの職種で内定を頂き、自分のしたい仕事に近く、適正にも合致しており決断しました。」業種の場合は「この業界から内定をいただき、自分のしたい仕事に近く、適正にも合致しており決断しました。」適正の場合は「他社から内定をいただいた仕事は、自身の長所を活かせると思いこのように決断しました。」
この他、異なる地域に就職するためという理由を述べるという方法もあります。「地元の企業から内定をいただいたため、地元の役に立てるように働こうと決意し、このように決断しました。」

内定辞退するときには

せっかく内定をもらったのに断るのは申し訳ないと考えていまいがちですが、働く職場を決めるのは自分です。ビジネスマナーを守って、失礼のないように辞退を申し入れましょう。内定辞退は企業にとっても想定範囲内のことではありますが、すばやく意思を伝えることも大切です。事前内定辞退のシミュレーションをしておくと落ち着いてことにあたれるはずです。

どのような仕事をするかということは、今後の人生設計やより良い生き方をしていくために非常に重要な問題です。現在ついている仕事が、自分に合っていない、あるいは今後の展望が開けないなどといった問題がある場合は、転職をすることも視野に入れなければなりません。転職をするということ自体が気力を必要とするものですが、転職活動をしていくと、どうしても面接や内定などを断らなければならない事態にも直面します。断わるという行為は、それ自体がつらいものでもあれば、相手に失礼がないように気を配らなければならないものです。どのようにして面接や内定を断るべきかを説明します。

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転職活動中の面接の断り方

転職活動を進めていくと、最終面接までのいずれかの段階で、その応募した企業のイメージが当初のものと異なっていたり、実際に接するうちに雰囲気が違う、あるいは自分の性質と合わないのではないかといった懸念が生まれることは少なからずあります。また、現職との兼ね合いから面接に行けなくなってしまうという事態もありえます。断るということも、納得のいく転職活動をするうえでは重要です。ここで問題となることが、どのようにして断わるのかといった問題です。断わることが申し訳ないという気持ちもありますが、断り方を間違えてしまうと、その後のほかの転職活動で支障をきたす可能性もあります。悪い評判というものは、採用担当者の間に広がる可能性もあれば、将来的にどこかの企業に勤めて取引先になった場合に悪影響を及ぼすかもしれません。失礼のないようなしっかりとした断わり方を知っておくことが重要です。
面接を断る方法には、おもに電話で断わる方法とメールで断わる方法との二通りが主流となります。どちらの方が良いかというと、双方にメリットとデメリットがあるので一概にいうことはできませんが、電話で伝える方がより丁寧な印象を与えることができます。メールで断わりを入れて、どうしても不安な場合やフォローを入れたい場合に、手短に電話を入れるという方法もあります。
面接で断わりを入れる場合において、重要となることがいくつかあります。それは、どのような断わり方をするにしても、できる限り早く断わる旨を伝えるということです。ぐずぐずしている間に、企業側で様々な準備を進めていってしまい、遅くなった分その活動が無駄になってしまいます。相手の損失をなるべく少なくすることも重要となります。また、面接辞退の旨を伝えることが気が引けるからといった、当日まで何も連絡せず、そのまま無断欠席するということだけは絶対に避けるべきことです。今後関わる可能性が低い企業であったとしても、社会人としてのマナーとして無断での辞退はしてはいけません。

転職エージェントの面接辞退の方法

転職エージェントとは、登録することによって無料で転職の相談に乗ってくれ、あなたの応募条件に合った企業の情報を集め、企業の求人紹介から面接の日程設定や給与交渉などといった企業側との調整を請け負ってくれる存在です。
転職エージェントは、様々な企業と強いつながりを持ち、求人情報を集めています。また、転職エージェントでは、希望条件に合う採用情報を集めてくれるので、採用につながりやすいという利点があります。しかし、いくら希望にかなう情報を集めていても、どうしても合致しない企業を紹介されることもあります。そのような企業との面接を辞退することは、企業とつながりの強い転職エージェントだからこそ断わることができるのかといった問題を持つ場合が多いです。
基本的に、転職エージェントから紹介され、ある程度採用活動が進んだ転職自体をすることはNG行為に該当します。転職エージェントも企業も、あなたの転職活動のために多くの時間を割きます。転職辞退をしてしまうと、その時間が無駄になるばかりか、つながりを持つ企業との信頼関係にも影響する可能性が少なくないからです。
しかし、どうしても辞退したいということもあります。そのような際は、電話で丁寧に断ることが大事です。検討した結果、辞退するのだということを理由を添えて、かつ感謝の意を表しながら断わると、次の転職情報の紹介もスムーズにいくことでしょう。

面接辞退をする場合のメール例

断わりの旨を伝えるメール分には、ある程度のテンプレートが存在しています。サンプルを参考にして、メールを作成して行けば、最低限失礼のない断わり方ができるので、参考にすることが勧められます。
まず、メールの件名は、「面接辞退のご連絡/○○(あなたの名前)」といった簡潔で、一目で内容が分かる件名にすることが重要です。次いで本文に入るのですが、最初にあて名を丁寧に会社名・部署名・採用担当者氏名を正式名称で書きます。その後、名前を名乗ったうえで、これまでの採用活動に対する感謝の意を書き、どの面接をどういった理由で辞退するのかを簡潔に書き、最後に感謝とお詫び、改めて辞退の旨を伝えます。メールでの連絡となるお詫びを添えて、締めの言葉で本文は終わりです。あなたの名前と連絡先を最後に書くとより丁寧になります。
「件名：面接辞退のご連絡/○○
株式会社○○人事部採用担当者〇〇様
先日、面接の連絡をいただいた○○です。その節は、ありがとうございました。
〇月〇日に面接のご連絡をいただきましたが、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。お許しいただきたく、お願い申し上げます。
本来、直接お詫びするところですが、メールでのご連絡になってしまい、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社のますますのご活躍とご発展をお祈り申し上げます。
〇〇(名前)
住所・連絡先」

内定辞退の方法

面接のキャンセルよりも、より一層気を使うべき辞退が内定の辞退です。内定辞退は、面接などのすべての採用活動を終えて、企業側はほとんど採用のための準備を終えている段階です。払った労力も大きいので、辞退の旨を伝える際にも十分に配慮しなければなりません。
基本的に内定辞退の旨を伝える場合、メールではなく電話で伝えることとなります。採用担当者が不在の場合は、メールで早めに伝えることとも必要です。その後、電話で伝え、フォローもします。連絡は、内定通知をされてから1週間以内が望ましいです。電話では、採用選考に大きな時間を割いてもらい、負担をかけてしまったことに対する配慮を示すために、感謝の言葉と辞退することの謝罪を忘れずに行います。間違っても、文句となるような言葉は伝えてはいけません。メールの場合は例文があり、基本的には面接辞退と変わりません。そちらを参考にすることがおすすめです。

内定辞退の理由

面接辞退にしろ、内定辞退にしろ、メールや電話で辞退を伝える際には、少なからず理由を告げる必要があります。メールならば、「一身上の都合」と記入すれば問題ない場合が多いですが、電話の場合、人によって掘り下げて聞かれる場合もあるので、ある程度失礼のない理由を用意しておくことが必要です。理由を伝えることは、相手企業の今後の採用活動の参考になることもあるので、嘘をつくのは避けましょう。
失礼のない理由としては、職種や業界、適性を考えた結果辞退するということです。絶対に伝えてはいけないことは、他社と比較したり、文句を言うようなことです。

面接・内定辞退は失礼のないように

転職活動を進めていくと、相手の企業に対して、あるいは転職エージェントに対して、面接・内定の辞退を伝えなければならない事態というものが少なからずやってきます。辞退をすることは気が引けるものではありますが、してはいけないことではありません。重要なことは、相手企業やエージェントに対して失礼のないように、丁寧に行うことです。辞退というもの、ひいては転職活動というものは、今後の人生を左右する重要なものです。失礼をして失敗しないように、後悔のないしっかりとして転職活動をしてください。