メール

転職活動をしていてようやく面接でも合格することができ、内定をもらえると嬉しい気持ちでいっぱいになるでしょう。これから新しい職場で働き始められるという喜びに浸るのも大切ですが、内定の連絡が来たらお礼を伝えるのがマナーなので忘れてはなりません。どうやってお礼をしたら良いのか、内容はどのようにしたら良いのかと悩むところはたくさんあります。失礼がないように伝えるための方法を理解しておき、内定に備えておきましょう。

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転職で採用決定の通知をもらったときに役立つお礼のメールの例文

採用内定の通知を受け取ることができたら、まずは総務部や人事部などの採用担当者に対してお礼を言うのがマナーです。最近では転職のときにはメールによる通知が多くなってきました。内定が決まったので詳細を連絡するので少々お待ち下さいといった内容の連絡がまず入り、その後に雇用条件のすり合わせや入社日の確定などの手続きが行われていきます。まずは内定の連絡をもらった時点で速やかに返信しましょう。内容としては次のような例文を参考にすれば十分です。「この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。ご期待に添えるように最大限の努力をしていきたいと思いますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」これに加えて宛名と署名をする基本的なビジネスメールのマナーを守ってあれば問題ありません。お礼のメールは端的に感謝の気持ちを伝え、これから入社して働く意欲を示すのが基本です。長々と書くよりは数行の短いメールで返信するのがマナーなので、どれだけ熱い思いがあったとしても定型文に従って書くようにしましょう。むしろ重要なのが返信の早さで、気づいたら速やかに返すのを心がけた方が印象が良くなります。

複数社から転職の内定をもらったときのお礼の仕方

転職のときには複数者を受けて併願していることも珍しくありません。採用内定通知が届いて、実は本命の通知がまだ来ていなくて待っているということもあるでしょう。このようなときにどんな返信をしたら良いのかと悩んでしまうこともあります。基本的には第一志望の企業から内定をもらったときと同じように答えれば良いのですが、そのまますぐに入社手続きを始められてしまうと困る面もあるのは確かです。マナーとして都合が悪いから少し待って欲しいという主旨の内容を付け加えておくのがベストでしょう。併願しているから時間を確保したいと言うのはマナー違反で、やむを得ない事情があるから待って欲しいと言う内容にするのが肝心です。例えば家族から許可が下りていないので協議したいから時間が欲しい、上司との交渉ができていなくて退職手続きに手間取りそうだから少し猶予を設けてもらいたいといった形で理由付けをすると良いでしょう。個人的な事情といった一言で片付けてしまっても大きな問題はありません。企業側の解釈としても本当に切実な事情があるのか、実は併願しているのかを確認する手立てはないからです。まずはお礼をすることと転職先として希望している意志を表しつつ、時間の確保を目指すのが大切でしょう。

複数社から内定をもらったときに転職先を決めるタイミングはいつか

複数社から内定が出てしまったときにいつまでに転職先を決めるべきかという悩みを持つ人は大勢います。内定を出した企業側の都合や意図によっても違いはありますが、マナーとしては内定通知をもらってから一週間を目安に決めるのが基本です。企業としては内定通知を出した時点で他の候補者の採用活動は停止しています。止めたママにできるのはせいぜい一週間程度なので、その間に決断して意向を伝えるのが賢明です。内定を辞退するときにはもう縁がない企業だろうから構わないと考えてしまう人もいますが、近い業界で仕事をしていると思わぬところで関係が生じることもあります。自分の将来のことも考慮して基本マナーは守るようにしましょう。

採用担当者にはメールすべきか電話すべきか

採用担当者から連絡が来たときにメールでお礼を言うべきか、すぐに電話をかけてお礼の気持ちを伝えるべきかと悩む人もいます。電話で通知が来たときにはその場でお礼を言えば良いから簡単です。メールや郵送による通知の場合にはどちらも候補になりますが、相手を気遣うのであればメールで返信するのが適しています。採用担当者は様々な業務に従事しているので日中は忙しいのは確かです。電話は必ずそのタイミングで相手を拘束してしまうことになるので、ただお礼を言うだけのために電話で時間を取られるのは迷惑だと考える神経質な人もいます。確かに電話で話をした方が丁寧な印象はありますが、リスクを高めないようにすることを考えるとメールで連絡しておいた方が良いのです。ただし、メールの連絡先がわからないときには電話で速やかに連絡するのがマナーなので忘れないようにしましょう。

マナーを守ってお礼の気持ちを伝えるのが基本

採用内定の通知をもらったらできるだけ端的に感謝の気持ちと、入社して尽力する意欲を伝えるようにしましょう。採用担当者にはメールで連絡すれば十分なので、かえって迷惑がかかるリスクがある電話は避けるのが大切です。複数社を併願しているときには内定から一週間を目処に意思決定をするのがマナーです。できるだけ迷惑がかからないように早めに連絡をしましょう。

転職を決意し面接を受け内定をもらったはいいものの、複数の内定をもらい転職先を他社に決定したという方もいるかも知れません。また、条件が希望にそわないといったケースもあるでしょう。
内定を辞退を申し入れるのはなかなか気の折れることです。しかし、辞退することに罪悪感を感じる必要はありません。内定の辞退は企業にとって想定していることで、よく経験していることです。しかし、社員を採用するまでには企業側にもコストと労力を費やしています。このため、先方に失礼のないようにマナーを守って意思を伝えましょう。

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内定辞退は電話で伝える

内定を辞退する場合に連絡手段として考えられるのは、電話かメールです。どちらで意思を伝えればいいのか迷ってしまいますが、電話で直接口頭で担当者に伝えましょう。
なぜ電話がいいのかというと、確実に意思が伝わるからです。メールや手紙の場合は、相手が目を通したのかはこちらからはわかりません。それに、電話は自分の口から辞退について謝罪を述べることができるため誠意が伝わります。先方も辞退いついて理由を聞きたいでしょうから、担当者を納得させることもできるはずです。
辞退を決めたら早めに意思を伝えることも重要です。あなたが内定をもらえたということは、企業側はその間採用活動を中止していると考えられるからです。内定の通知、もしくは労働条件の提示を受けてから1週間以内に申し入れるようにしましょう。

電話とメールで辞退の意思を伝える

電話で辞退の申し入れをするときは、時間を考えて出社や退社時間、お昼どきは避けましょう。
担当者に電話がつながらなかった場合は、メールで意思を伝えておきましょう。文面にはメール内に電話で連絡したことを添えるのを忘れないようにしてください。

【電話の例文】
お世話になります。(名前)〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

先日は内定通知をいただきありがとうございました。

大変申し上げにくいことにくいことなのですが、先日御社に頂いた内定を辞退したいさせていただく、ご連絡いたしました。

これから先のことをもう一度検討した結果このような決断に至りました。ご迷惑をかけることになり誠に申し訳ありません。

【メールの例文】
お世話になっております。先日、内定通知をいただきました(名前)〇〇です。
この度は内定をいただきありがとうございました。

先程電話でご連絡差し上げたのですが、ご多忙のご様子でしたのでメールで失礼いたします。

誠に勝手なご連絡で申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
これから先のことをもう一度検討した結果このような決断に至りました。

ご期待をいただいたにもかかわらず、このような連絡を差し上げたこと、申し訳ございません。

直接貴社にお伺いして、お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となること何卒ご容赦ください。

末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。

複数社から内定をもらった場合

転職の際に、複数社に応募することは珍しいことではありません。条件面のより良い企業で働きたいのは、誰しも考えることです。第1志望、第2志望と優先順位をつけている方も多いことでしょう。
複数社に応募して第2候補からの内定が先に届いた場合には、第1志望の結果を待ちたいですね。内定を多く受け、複数社から選考する時間が必要だといったケースもあるでしょう。しかし、内定通知は応募先の企業により通知される日時は違います。
入社許否についての返事は、待ってほしいときちんと伝えると先方も承諾してくれます。ただし、許否の延期は2、3日が限度だと考えていてください。企業によって返答を待てる期間には違いがありますが、できるだけ早く返事を聞きたいというのが企業の本音です。
延期の期間が1週間を超えるようなら、採用取り消しになる可能性も否定できません。
返事の延期は、こちらから期限を区切って日時を告げることが大切です。日時を指定していないと、先方からでは何日までにと決められてしまうことがあります。
では、どのように許否の延期をお願いすればいいのでしょう。これは、入社の意思を持っていると伝わるように理由を述べるといいです。
延期する理由として例を挙げると「両親に転職について直接会って話を聞きたいと言われています。」もしくは「家族で一度転職についての話し合いを持つことになりました」など理由を述べて、○月○日まで待っていただけないでしょうか連絡をするといいでしょう。
連絡は電話で素早く行いましょう。謝罪の気持ちが伝わるように気持ちを込めて伝えてください。

内定を辞退する理由

内定を辞退するときは、理由を尋ねられることが多いです。このときどのように辞退の理由を伝えればいいかというと、先方に否定的な意見は伝えないことが大切です。
例を挙げると希望の条件ではない、社風が自分とは合わないといった理由を述べるのは避けましょう。失礼にもあたりますし、相手の気持を考えて気分を害さないような理由を述べましょう。担当者から、うちの会社はあなたの思っているような会社ではないよと引き留められるかもしれません。
また、内定を辞退するとどこに就職を決めたのかということを聞かれるかもしれません。しかし、内定先は伝えないでおきましょう。企業側からうちでも同じ仕事ができるよと説得されることに繋がります。
答え方として挙げられるのは、職種、業種、適正を理由にすることです。職種名を挙げて「他社からこの職種で内定を頂き、自分のしたい仕事に近く、適正にも合致しており決断しました。」業種の場合は「この業界から内定をいただき、自分のしたい仕事に近く、適正にも合致しており決断しました。」適正の場合は「他社から内定をいただいた仕事は、自身の長所を活かせると思いこのように決断しました。」
この他、異なる地域に就職するためという理由を述べるという方法もあります。「地元の企業から内定をいただいたため、地元の役に立てるように働こうと決意し、このように決断しました。」

内定辞退するときには

せっかく内定をもらったのに断るのは申し訳ないと考えていまいがちですが、働く職場を決めるのは自分です。ビジネスマナーを守って、失礼のないように辞退を申し入れましょう。内定辞退は企業にとっても想定範囲内のことではありますが、すばやく意思を伝えることも大切です。事前内定辞退のシミュレーションをしておくと落ち着いてことにあたれるはずです。

転職活動で書類選考に通過したことを知らせるメールが届いたら、うれしいことはもちろんですが、きちんとそのメールに返信しなければいけません。どのように返信したらいいのか、困ってしまう人もいるのではないでしょうか。この記事では、企業からの面接日程メールにどのように返信したらいいかを例文と一緒に紹介していきます。メールを返信するときのいろいろなマナーについても触れていますので、ぜひ参考にしてみてください。

面接日程メールへの返信にはマナーがある

転職活動をしている中で書類選考が通過した場合、企業から面接日程の打診メールが来ます。そのメールに返信するときにはマナーがあります。まずは挨拶と氏名を名乗ることです。それから用件を簡潔に伝えることです。できるだけ結論から書くようにしてだらだらとわかりにくい文章は書かないように気をつけましょう。しばしば書類選考が通過したことがうれしくて感謝の気持ちを長々と書く人が稀にいますが、長い前置きは面接日程メールの返信では厳禁です。希望する面接日程を伝えるだけにしましょう。さらに、件名は変えないことも大切です。丁寧に返信したいなら件名の最後に自分の名前を記載することをおすすめします。そして、メールの最後には署名を入れておくのもマナーの1つです。名前、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスなどから成ります。最後に、返信するときは「24時間以内」というのがマナーになっています。ただし、夜中と早朝にメールを送ると企業からどのような生活をしているのか心配される可能性もありますので、控えましょう。

面接日程の返信メールの書き方を例文を通して知る

企業から面接日程のメールが来たら次のような文面で返信します。最後に署名を入れるのを忘れないように気をつけましょう。

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○○株式会社
人事部○○様

いつもお世話になっております。○○ ○○と申します。
面接日程のご連絡ありがとうございます。

ぜひ面接に参加させて頂きたいと思っております。
ご提示頂いた日程のうち下記を希望いたします。

日時：○月○日○時スタート

お手数かけますが、ご調整をどうぞよろしくお願い致します。
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人事が評価する返信メールとは？

転職活動中は採用担当者とメールのやりとりをすることが多いですが、その返信メールの書き方や送り方によって人事の評価を下げたり、あるいは上げたりすることがあります。人事の評価を上げるためにはいくつかポイントがあります。たとえば、求職者が面接日程を指定するケースでは日程候補を3つ程度出すといいでしょう。ピンポイントで日時を指定すると企業の方で日程調整が非常にやりにくくなります。あらかじめそうしたことも配慮して日程候補をいくつか提示すると、人事はよくわかっているなと評価してくれます。また、転職活動中はイレギュラーなことも発生することがあります。たとえば、面接日当日に訪問することができなくなったケースです。日程を急遽変更することは企業の心象を悪くさせる原因になってしまいますが、返信メールを作成するときに明確な理由を述べて、電話を入れると印象がそこまで悪くなりません。さらに、企業から履歴書や職務経歴書などの書類をメールで送付するようにメールで依頼があるケースでは、何を添付資料で送ったのかがわかるようにメール本文に記載しておきましょう。

企業に日程調整してもらうときのメールの例文

面接日程を調整してほしいときに送るメールの例文をケース別に紹介していきます。まずは企業から提示された日程で訪問できないケースです。
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株式会社○○ 人事部○○様
いつもお世話になっております。○○○○と申します。

この度は面接の機会を頂きありがとうございます。
ぜひ面接に伺わせて頂きたいと思いますが、大変申し訳ないのですが、
提示して頂きました日程には既に予定が入っているため、どうしても伺えません。
お手数かけますが、下記日程で面接日程を再調整して頂けないでしょうか。

○月○日 ○時スタート
○月○日 ○時スタート
○月○日 ○時スタート

こちらの身勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討をよろしくお願い致します。
—

ポイントとしては面接を受けたいという意思を表すこと、提示された日程での訪問が難しいことをきちんと伝えること、希望日程を提示することです。それから、こちらではなく企業から別日程の候補日が提示されたケースでは、挨拶と氏名を名乗ってから次のような例文を参考にするといいでしょう。

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面接日程をご提示頂きましてありがとうございます。
当該日程の中から、下記を希望いたします。
○月○日○時〜○時
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
—

ポイントとしては候補日を提示してもらったことに対して礼を言うこと、希望日程を伝えることです。できれば希望日時は3つ以上送りましょう。

面接日程メールの返信の仕方は

企業からの面接日程メールの返信にはマナーがあります。簡潔に書くこと、希望日程を伝えること、深夜や早朝にメールを送らないことなどです。また、人事は求職者の返信メール次第で評価を下げたり、上げたりすることもありますので、返信メールの内容は、返信メールの雛形を参考にしながら書くといいでしょう。面接当日にキャンセルするときも対応さえ間違わなければ悪い印象を与えません。