どのような仕事をするかということは、今後の人生設計やより良い生き方をしていくために非常に重要な問題です。現在ついている仕事が、自分に合っていない、あるいは今後の展望が開けないなどといった問題がある場合は、転職をすることも視野に入れなければなりません。転職をするということ自体が気力を必要とするものですが、転職活動をしていくと、どうしても面接や内定などを断らなければならない事態にも直面します。断わるという行為は、それ自体がつらいものでもあれば、相手に失礼がないように気を配らなければならないものです。どのようにして面接や内定を断るべきかを説明します。
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転職活動中の面接の断り方
転職活動を進めていくと、最終面接までのいずれかの段階で、その応募した企業のイメージが当初のものと異なっていたり、実際に接するうちに雰囲気が違う、あるいは自分の性質と合わないのではないかといった懸念が生まれることは少なからずあります。また、現職との兼ね合いから面接に行けなくなってしまうという事態もありえます。断るということも、納得のいく転職活動をするうえでは重要です。ここで問題となることが、どのようにして断わるのかといった問題です。断わることが申し訳ないという気持ちもありますが、断り方を間違えてしまうと、その後のほかの転職活動で支障をきたす可能性もあります。悪い評判というものは、採用担当者の間に広がる可能性もあれば、将来的にどこかの企業に勤めて取引先になった場合に悪影響を及ぼすかもしれません。失礼のないようなしっかりとした断わり方を知っておくことが重要です。
面接を断る方法には、おもに電話で断わる方法とメールで断わる方法との二通りが主流となります。どちらの方が良いかというと、双方にメリットとデメリットがあるので一概にいうことはできませんが、電話で伝える方がより丁寧な印象を与えることができます。メールで断わりを入れて、どうしても不安な場合やフォローを入れたい場合に、手短に電話を入れるという方法もあります。
面接で断わりを入れる場合において、重要となることがいくつかあります。それは、どのような断わり方をするにしても、できる限り早く断わる旨を伝えるということです。ぐずぐずしている間に、企業側で様々な準備を進めていってしまい、遅くなった分その活動が無駄になってしまいます。相手の損失をなるべく少なくすることも重要となります。また、面接辞退の旨を伝えることが気が引けるからといった、当日まで何も連絡せず、そのまま無断欠席するということだけは絶対に避けるべきことです。今後関わる可能性が低い企業であったとしても、社会人としてのマナーとして無断での辞退はしてはいけません。
転職エージェントの面接辞退の方法
転職エージェントとは、登録することによって無料で転職の相談に乗ってくれ、あなたの応募条件に合った企業の情報を集め、企業の求人紹介から面接の日程設定や給与交渉などといった企業側との調整を請け負ってくれる存在です。
転職エージェントは、様々な企業と強いつながりを持ち、求人情報を集めています。また、転職エージェントでは、希望条件に合う採用情報を集めてくれるので、採用につながりやすいという利点があります。しかし、いくら希望にかなう情報を集めていても、どうしても合致しない企業を紹介されることもあります。そのような企業との面接を辞退することは、企業とつながりの強い転職エージェントだからこそ断わることができるのかといった問題を持つ場合が多いです。
基本的に、転職エージェントから紹介され、ある程度採用活動が進んだ転職自体をすることはNG行為に該当します。転職エージェントも企業も、あなたの転職活動のために多くの時間を割きます。転職辞退をしてしまうと、その時間が無駄になるばかりか、つながりを持つ企業との信頼関係にも影響する可能性が少なくないからです。
しかし、どうしても辞退したいということもあります。そのような際は、電話で丁寧に断ることが大事です。検討した結果、辞退するのだということを理由を添えて、かつ感謝の意を表しながら断わると、次の転職情報の紹介もスムーズにいくことでしょう。
面接辞退をする場合のメール例
断わりの旨を伝えるメール分には、ある程度のテンプレートが存在しています。サンプルを参考にして、メールを作成して行けば、最低限失礼のない断わり方ができるので、参考にすることが勧められます。
まず、メールの件名は、「面接辞退のご連絡/○○(あなたの名前)」といった簡潔で、一目で内容が分かる件名にすることが重要です。次いで本文に入るのですが、最初にあて名を丁寧に会社名・部署名・採用担当者氏名を正式名称で書きます。その後、名前を名乗ったうえで、これまでの採用活動に対する感謝の意を書き、どの面接をどういった理由で辞退するのかを簡潔に書き、最後に感謝とお詫び、改めて辞退の旨を伝えます。メールでの連絡となるお詫びを添えて、締めの言葉で本文は終わりです。あなたの名前と連絡先を最後に書くとより丁寧になります。
「件名:面接辞退のご連絡/○○
株式会社○○人事部採用担当者〇〇様
先日、面接の連絡をいただいた○○です。その節は、ありがとうございました。
〇月〇日に面接のご連絡をいただきましたが、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。お許しいただきたく、お願い申し上げます。
本来、直接お詫びするところですが、メールでのご連絡になってしまい、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社のますますのご活躍とご発展をお祈り申し上げます。
〇〇(名前)
住所・連絡先」
内定辞退の方法
面接のキャンセルよりも、より一層気を使うべき辞退が内定の辞退です。内定辞退は、面接などのすべての採用活動を終えて、企業側はほとんど採用のための準備を終えている段階です。払った労力も大きいので、辞退の旨を伝える際にも十分に配慮しなければなりません。
基本的に内定辞退の旨を伝える場合、メールではなく電話で伝えることとなります。採用担当者が不在の場合は、メールで早めに伝えることとも必要です。その後、電話で伝え、フォローもします。連絡は、内定通知をされてから1週間以内が望ましいです。電話では、採用選考に大きな時間を割いてもらい、負担をかけてしまったことに対する配慮を示すために、感謝の言葉と辞退することの謝罪を忘れずに行います。間違っても、文句となるような言葉は伝えてはいけません。メールの場合は例文があり、基本的には面接辞退と変わりません。そちらを参考にすることがおすすめです。
内定辞退の理由
面接辞退にしろ、内定辞退にしろ、メールや電話で辞退を伝える際には、少なからず理由を告げる必要があります。メールならば、「一身上の都合」と記入すれば問題ない場合が多いですが、電話の場合、人によって掘り下げて聞かれる場合もあるので、ある程度失礼のない理由を用意しておくことが必要です。理由を伝えることは、相手企業の今後の採用活動の参考になることもあるので、嘘をつくのは避けましょう。
失礼のない理由としては、職種や業界、適性を考えた結果辞退するということです。絶対に伝えてはいけないことは、他社と比較したり、文句を言うようなことです。
面接・内定辞退は失礼のないように
転職活動を進めていくと、相手の企業に対して、あるいは転職エージェントに対して、面接・内定の辞退を伝えなければならない事態というものが少なからずやってきます。辞退をすることは気が引けるものではありますが、してはいけないことではありません。重要なことは、相手企業やエージェントに対して失礼のないように、丁寧に行うことです。辞退というもの、ひいては転職活動というものは、今後の人生を左右する重要なものです。失礼をして失敗しないように、後悔のないしっかりとして転職活動をしてください。