面接を辞退する場合の断り方やキャンセルの方法

転職活動をしていると、面接の日程などを企業やアドバイザーと調整していたにもかかわらず何らかの事情で辞退しなければいけなくなる場合がありますよね。事情としては別の企業で内定をもらったというものが多いのですが、ほかにも様々な理由があります。いずれにしてもこのような場合には、早めに応募していた企業に対して面接辞退やキャンセルの連絡をしなければいけません。
そこで今回は、面接を辞退することになった場合の断り方やキャンセルする方法について解説します。

メールでの面接辞退やキャンセルなどの断り方

面接の辞退やキャンセルは電話で連絡をした方が行き違いを予防できるとされていますが、企業によってはメールでの連絡の方がスムーズにやり取りができる場合もあります。そのためメールで面接辞退やキャンセルの旨を連絡するのは、ビジネスマナー上では特に問題はないようです。
メールの件名は一目で内容がわかるように「面接辞退のご連絡」とするのが一般的で、その横に自分の名前を入れておけばより分かりやすいですよね。本文にはまず送付相手の会社名と部署名・担当者の名前を正式名称で入力して、冒頭でメールの送信者が誰なのかわかりやすいように名乗った上で書類選考通過の連絡や面接日程の調整に関する連絡などに対するお礼を述べておきます。そして面接の日時とキャンセルする理由を簡潔に添えて、お詫びの言葉を述べて定型句を文末に添えれば完成です。
注意しなければいけないのは送信時間で、メールであってもできる限り相手の企業が営業している時間帯に届けることが望ましいと言われています。それでも夜間しか送信する時間がない場合は、「夜分失礼します」などのお詫びの挨拶を添えておくとよいです。

電話での面接辞退やキャンセルについて

電話で面接辞退やキャンセルを連絡する場合は、面接の段取りについてやり取りをしていた担当者宛てに連絡することが望ましいです。担当者の名前がわからない場合は人事担当者宛てに連絡を入れておけば問題ありませんし、どちらも不在でしばらく連絡を取れないという場合は伝言をお願いすることも失礼ではないとされています。内容としては、面接の日時と名前を伝えて面接を辞退またはキャンセルするということを謝罪とともに伝えれば問題ありません。
注意点としては、時間帯と場所がポイントになっています。時間帯としては企業が忙しい始業直後や昼休み前後、就業間近はできるだけ避けた方がいいと言われていますよね。さらに午前中よりも午後からの方が時間に余裕がある企業も多いので、できる限り午後から電話をした方がいいようです。また携帯電話で外から連絡すると騒音などで相手も自分も聞き取れない場合があるので、自宅などの静かな場所で掛けることがおすすめだとされています。

面接を辞退・キャンセルする時に理由を聞かれた場合の断り方

電話またはメールで面接の辞退やキャンセルを伝えた際、企業側から理由を確認される場合があります。
このような場合は基本的に「一身上の都合」と答えて問題はありませんし、それでも詳細を聞かれた時には素直に答えてもいいです。ただし本当の理由を話したくないからと嘘をつくのは社会人としての資質が問われますし、何より担当者が納得しなかったり不信感を抱いてしまう場合も考えられます。そのためどうしても答えたくない場合の断り方としては、個人的な事情または諸事情として回答を控えるという方法も可能です。
また自分から理由を話して辞退またはキャンセルしなければいけないのかと悩む人もいるのですが、基本的に自分から理由を説明する必要はありません。あくまで一身上の都合として連絡をして問題はないので、担当者から理由を聞かれた場合のみ返答する形にすることが一般的です。

一次面接後に面接や選考辞退をする際のメール例文

一次面接を受けた後、次の面接までに3日以上の余裕があればメールで辞退する旨を連絡して構いません。
メールで連絡する場合、件名は「二次面接時代のご連絡」とします。本文としては「お世話になっております。私、〇月〇日〇時に一次面接をしていただいた〇〇と申します。先日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございます。急で大変申し訳ないのですが、諸事情により選考を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。本来なら直接お詫びするべきところメールでのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。お手数をお掛けして申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」という内容が例文として挙げられています。
一次面接を受けた後であれば、例文のように面接の時間を設けてもらったことへのお礼を添えておけば好印象を与えやすいです。

内定を辞退する場合

もしも面接の結果内定をもらったとしても、ほかの企業で同じように内定をもらった場合や働く自信がなくなってしまった場合は内定を辞退しなければいけませんよね。
内定を辞退する時は、メールではなく電話で連絡することがマナーだと言われています。やむを得ない事情がある場合はメールでの連絡も可能ですが、基本的には電話で人事担当者に対して早目に連絡を入れることが大切です。この時のポイントは誠意を持って辞退する話ができるかどうかで、きちんと相手に納得してもらえるように自分の意思を伝える必要があります。
辞退の連絡をして企業側から引き留められた場合には、毅然とした態度で自分の決意が変わらない旨を伝えるということも重要です。

面接辞退やキャンセルは誠意ある行動で臨むことが大切

面接辞退やキャンセルをする場合には、電話やメールなどの連絡手段に関係なくマナーを守った誠意ある行動を意識することが大切だとされています。その上で自分の意思を伝えたり時間やコストを割いてもらえたことへの謝罪を述べるなど、企業側にも配慮した言葉を使うことも必要です。そうすることで企業だけではなく関連する業界に良い印象を与えることができるので、今後の転職活動や転職先の企業での仕事に良い影響を与えると考えられています。